11 et 12 septembre 2013 – Séminaire municipal en Vendée

Les acteurs clés

  • Le maire, commanditaire de l’événement
  • Le Directeur Général des Services (DGS), chef d’orchestre et co-facilitateur
  • L’équipe du DGS, organisatrice de l’événement
  • Les responsables de pôles et de services, facilitateurs des ateliers par équipe
  • Les 220 agents municipaux, participants

Le contexte de l’intervention

Début septembre, je suis allée en Vendée aider le Directeur Général des Services à organiser le premier séminaire municipal de sa ville. Trois objectifs étaient en ligne de mire pour ces journées inter-services :

  • Réveiller la fierté des agents, et du rôle qu’ils jouent pour les habitants et au sein de la fonction publique locale
  • Favoriser le dialogue et la solidarité entre les agents et les services
  • Ouvrir un espace pour que les agents deviennent acteurs de leur travail et du projet collectif porté par la municipalité

Une contrainte forte à gérer : la séparation des services scolaires du reste des services pour des raisons de continuité de service. Un challenge et une opportunité à saisir : la co-organisation et co-facilitation de l’événement avec une équipe interne, non initiée à la facilitation.

Le déroulé

Après avoir rencontré le DGS et son équipe, la Directrice des Ressources Humaines, le maire et l’ensemble des responsables de pôles et de services, nous avons validé le déroulé qui suit :

Introduction / cadrage

  • mot d’accueil
  • présentation de l’intention, de l’agenda et des principes pour la journée

World-Café le matin, lancé à partir de 3 questions, pour retrouver le sens, se découvrir et aller dans la même direction

  • Qui suis-je et qu’est-ce qui me rend particulièrement fièr(e) dans mon travail aujourd’hui ?
  • Comment pouvons-nous savoir que nous faisons bien notre travail ?
  • Nous sommes en 2016 et la magie a opéré. Les services municipaux de Fontenay sont devenus tels que vous les aviez rêvés 3 ans auparavant. Vous êtes fiers et heureux d’y travailler aujourd’hui. La ville est montrée en exemple et des agents d’autres villes viennent vous rencontrer pour que vous leur racontiez ce qui s’est passé. Racontez…

Activité par équipe en début d’après-midi, pour (re)découvrir la mission de chaque pôle / service

  • Quelles sont les principales activités que nous réalisons au sein de notre pôle / service ?
  • Quelle est la mission chapeau qui s’en dégage ?
  • Qui sont les membres de notre équipe ?
  • Quel animal, quelle image, musique… représente bien notre pôle / service ?

Début de Forum-Ouvert en fin d’après-midi, en plénière, pour permettre aux agents de lancer des actions ensemble

  • Quelles sont les actions impactantes que nous pouvons lancer ensemble dès lundi pour améliorer la qualité de notre travail ainsi que nos relations interservices ?

Temps de clôture

  • Mot de chaque participant sur la journée passée, capturé graphiquement
  • Mot de clôture et de remerciement du maire

Feedbacks

Voici ci-dessous le feedback à froid sur le séminaire, rapporté par le DGS après avoir eu le retour des chefs de pôles et services et de leurs équipes.

Le feedback à froid

  • « Une intervention à 95% appréciée.
  • Les résultats sont là, des personnes ont retrouvé un sens, même à échanger entre elles, sur un projet, à avoir envie de projets.
  • Matin extraordinaire, très bien vécu. Après-midi moins bien perçu, moins bien compris.
  • Positif. Un sentiment global de quelque chose de bien, d’intéressant. A renouveler.
  • Une ambiance conviviale. C’était bien d’avoir pu se rencontrer entre agents, comme en famille.
  • Même pour les affaires scolaires, c’était bien de pouvoir se poser, de prendre du recul alors qu’on est dépassé, overdosé.
  • Il y a eu une prise de conscience globale que les agents sont acteurs du projet.
  • Durée : trop longue ?  Le temps consacré aux écoles aurait peut-être pu suffire.
  • La prochaine fois, intégrer en amont les responsables du personnel.
  • Les points importants que je retiens et que je saurais mettre en œuvre à l’issue de ce séminaire : développer la cohésion et l’adhésion à un projet collectif »

Le feedback à chaud

  • Vous pouvez retrouver les feedbacks à chaud des principaux acteurs ici !
  • Et dès que je les récupère, je mettrai les photos de la fresque de fin, avec les commentaires à chaud de l’ensemble des participants…

Les facteurs clés de succès pour Des étoiles Conseil

  • Le temps pris en amont pour créer des relations d’ouverture et de confiance avec les différents acteurs
  • L’écoute et la réactivité du commanditaire et des organisateurs

Détails techniques sur la facilitation

  • Date : 10 et 11 septembre 2013
  • Durée : 2 jours
  • Pays : France
  • Nombre de participants : 151-500
  • Contextes : gouvernement et secteur public
  • Pratiques utilisées : world-café, exploration appréciative, story-telling collectif, cercle, forum-ouvert

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